手帳を上手に使おう!….の本は山のように出ていますね。
これまでにも何度となく手にとってはきましたが、そのほとんどがスケジュール管理に追われるビジネスパーソン向き。『アポ』とか『会議』というよりはPTAや地域の集まり、こどもの学校行事、自宅で一緒に仕事をするオットとの調整、自分の趣味のおでかけのようなスケジュールしかない私にはあまり関係ないようなものばかり。
そのようなわけであまり期待はしていなかったのですが、『ミスが激減する』という言葉につられて読んでみた一冊。
仕事のミスを減らすために第一にあげられているのは
『記録をすること』
記録すること自体は当たり前のようですが、デジタルではなくあえて手で紙に書くことを勧めています。
理由は次の3点
1. スマホで電話しながらスマホのスケジュール帳を見ることができないから。スケジュールを見ないで電話していると、ダブルブッキングや別の紙にメモしたことを手帳に転記し忘れるリスクがあります。
2. 予定の確認や記入がワンアクションで済まないので相手の前でもたもたしがち
3. スケジュール確認やメモのためとはいえしょっちゅうスマホをいじっている姿が相手に好ましい印象を与えない。
そしてスケジュール管理はひとつの手帳だけに集約させ、それを必ず持ち歩くことが大事。デスクにいるときは目の前に常に広げておき外出のときはカバンに入れる、帰ってきたらまたデスクに広げて常に目につくようにする。そのためにあまり大袈裟なものを使わない。
出先でスケジュール帳やメモ帳に書いても、家のメイン予定表に転記し忘れたりアラーム設定を忘れて集まりの予定をすっぽかした経験のある私にとってこれは大きな『なるほど!』ポイントでした。
ちょうどこれを読んでいるタイミングで、コクヨからキャンパスダイアリー(マンスリー・卓上タイプ)というドンピシャリな商品が発売されると知ったので、来年のスケジュール帳はコレと決めました。これなら持ち歩きもできるし、家では予定表定位置の台所カウンターに置くこともできます。
その他私にもあてはまる『なるほど!』ポイントとして『ひとり引き継ぎメモ』『自分用マニュアル』のふたつがありました。
『ひとり引き継ぎメモ』は年に1度くらいの頻度でしか発生しない仕事に関して、反省ポイントや次回への改善点をメモしておくというもの。
『自分用マニュアル』も似たようなものですが、こちらはもう少し頻繁に発生する定型的な仕事の手順やフローを記録しておき、次回からの時間や手間を節約しようというもの。そして検索しやすいようにインデックスをつけること(これはアナログ記録ならではの大切な工夫ですね)。
このふたつに関しては、確定申告や役所への書類提出等、数年に1度とか年に数えるほどだけれど必ず同じことが発生するようなものについて私も心がけていることでした。でもそこまではっきりと意識してはいなかったので、プロの言葉にはっとさせられました。
今後、意識的に記録を残して後々検索しやすい工夫も加えていこうと思います。特に私だけでなく家族もさっと使えるように管理しておくと『あれはどこ?』『これどう書くの?』などに煩わされないで済みますからね。
提出してしまう書類のコピーや頻繁に参照するするWEBページのプリントアウトなどを、きちんと綴じてインデックスしておくようにね(@自分)。ペーパーレス化とは逆行してしまうけれど、アラフィフの私にはアナログのファイル管理が一覧性という点で便利なのよ。
もう一点、『スケジュール帳の他に目的に応じたノートを持つ』という点を自分に当てはめて考えてみました。
私の場合、見開きで1週間分を見渡せる振り返りノート(日々の記録的なもの)が必要かも。いままでも『何でも記録帳』的なものを使ってはいるのですが、ノートカバーにセットしてあるせいか頻繁に開くことがないのと時系列でただただ記録していくだけで、あとから見返すのにはイマイチなものでした。
手軽に持ち歩けていつでもパッと書き込め、バックにいれても邪魔にならないようなノートを作ってみようかと思います。買ってはみたもののまだ使い道の見つかっていなかったこれがぴったりなので、早速試してみようと思います。
この本の内容で終始一貫しているのはとにかく『記録すること』。その上で著者が工夫しているノートの使い方やメモをとる際のちょっとした工夫など、紹介されているのはシンプルな方法ばかり。その人特有の複雑なやり方というのは、マネしてみても結局は続かないもの。
その点では今まで読んだ中で一番参考になる本でした。だれでも出来る工夫が多くの図解入で簡潔にまとまっているので、どなたにも何かしら参考になることが見つかると思います。